• اطلب من السكرتير يقوم بعمل ملفات خاصة بالتعاميم ويصنفها بحيث يمكن الرجوع إليها بسرعة في أي وقت.
• اطلب من السكرتير يضع علامة القلم السحري على أهم شئ في التعميم بحيث يكون بارز يمكن قراءته بسهولة
• لا تجعل الأوراق تتراكم على مكتبك بل أشرح عليها التوجيه المناسب وضع التاريخ والتوقيع عليها وضعها على سلة الوارد في مكتبك بحيث يأخذها السكرتير.
• إطلاع الموظفين على التعاميم ذات الصلة والعلاقة بهم.
• عمل كتيب تعريفي لإبراز بعض القرارات المهمة وجعلها جزء من البرنامج التعريفي خاصة للموظفين.
• لا تخرج من مكتبك أو عملك إلا وقد أخذت قرارات في الأوراق والمعاملات التي أمامك.
• لا تتعود تأخذ أوراق عملك إلى البيت فإنه باب لا ينتهي إذا فتح عليك .
من الخواطر الوظيفية كيفية التعامل مع الاجتماعات فإن كان لابد من الاجتماع فلتتعامل معه بطريقه إجابية قبل وأثناء وبعد الاجتماع
فنجاح الاجتماعات مرتهن بنجاح ما قبله من الاستعداد والتحضير وتهيئة المكان ووضوح الأجندة واهم من هذا كله من يحضر الاجتماع فله مواصفات وشروط منها:
1. إما انه يملك معلومات مهمة في هذا الاجتماع.
2. إما أنه سوف يساهم في عملية اتخاذ القرار وتنفيذه على أرض الواقع.
3. وإما أنه يتدرب على كيفية إدارة الاجتماعات .
4.وإما أنه يستشار ويؤخذ رأيه.
ولا بد أن تبدأ الاجتماع في وقته المحدد حتى لا تعاقب من يحضر في ( الوقت المحدد) وتكافأ من تأخر بانتظاره
حاول أن تلتزم بالأجندة و الوقت بقدر الأماكن وعين شخصا مراقبا لسير الاجتماع ويدير النزاعات وأمين يسجل القرارات والنقاشات والأفكار الجديدة .
وأهم من هذا وذاك وهو ما بعد الاجتماع من متابعة القرارات والتكاليف المطلوبة من كل شخص وتقديم التسهيلات والدعم لتنفيذها .
ولا تنسى من تدوين وتوثيق هذا كله فيما يسمى بمحضر الاجتماع .
فالاجتماعات سلاح ذو حدين إما لك أو عليك وحتى تستمر الاجتماعات ولا يمل منها أجعلها مشوقة وجذابة وذلك بتغيير مكان الاجتماع أو طريقة عرض المواضيع والاجندة او طريقة إدارتها أو كل فترة وأخرى تدوير شخص آخر كفؤ يستطيع إدارتها وهكذا .
وللحديث بقية ............. أبو سلمان
